Unul dintre avantajele industriei IT&C este ca, atunci cand esti foarte bun la ceea ce faci (programare, project management, software testing sau business analysis), sunt sanse destul de mari ca la un anumit moment in viitor sa te afli in situatia de a tine o prezentare. In fata clientului, a colegilor sau la un eveniment din industrie.

Problema este ca majoritatea oamenilor privesc aceste situatii nu ca oportunitati ci mai degraba ca aspecte de evitat. Vorbitul in public nu este ceva ce se dezvolta natural, din foarte multe motive...mult prea multe ca sa le acoperim in acest articol. Dar ceea ce trebuie sa stim este ca, la fel ca in orice alta arie, exista strategii si tactici care atunci cand sunt folosite corect reduc nivelul de anxietate si cresc calitatea prezentarilor.

Asa ca mai jos sunt cate sfaturi prin care putem sa ne imbunatatim prezentarile:

Schiteaza prezentarea

Majoritatea companiilor sufera de sindromul Power Point. Fiecare intalnire si prezentare trebuie sa vina la pachet cu un Power Point ca sa fie considerata utila. Nu o sa vorbim aici despre cat de util este un Power Point dar am scos acest subiect in evidenta pentru ca acesta, in general, este primul lucru la care oamenii incep sa lucreze inainte de prezentare – un aspect care nu este eficient.

Primul lucru pe care trebuie sa il facem este sa ne gandim la obiectivul prezentarii. Vrem sa informam oamenii sau vrem sa ii convingem sa faca ceva? Suntem interesati sa vindem un program software sau sa ajutam noii colegi sa invete cum sa lucreze cu sistemele interne? Un obiectiv clar este primul pas spre o prezentare de succes. Dupa ce am stabilit obiectivul incepem sa punem pe hartie principalele idei din prezentare si cum le vom comunica.

Exerseaza prezentarea

Una din marile provocari pe care oamenii le au atunci cand vine vorba de prezentari este cum sa treaca peste emotii. Raspunsul aici este ca emotiile nu dispar niciodata dar le putem diminua. Si acest lucru il facem prin practica. Este nevoie de timp si energie pentru asta si din acest motiv multi oameni nu trec prin aceasta etapa. Si este acelasi motiv pentru care multe prezentari nu isi indeplinesc obiectivul.

Este important sa exersam prezentarea inainte (de cel putin trei ori), preferabil in fata unei audiente (similara cu cea in fata careia vei tine prezentarea). Acestia pot fi colegii tai, prietenii tai sau jumatatea ta:). Cu cat petreci mai mult timp exersand prezentarea cu atat vei reduce nivelul emotiilor.

Mai avem un sfat legat de exersare. Este important ca atunci cand exersam prezentarea sa nu o invatam pe de rost, ca o poezie. Scopul exersarii este sa ne creasca nivelul de incredere, sa ne asiguram ca trecem prin toate ideile importante pe care le-am schitat si sa ne atingem obiectivul.

SEXI

SEXI vine de la State, Explain, Example si Impact (Spune, Explica, Exemplu si Impact) si ar trebui sa fie scheletul pe care ne construim fiecare din ideile principale din cadrul prezentarii. Atunci cand lucreaza la idei, majoritatea oamenilor tine sa le lase doar la nivel de afirmatii – fara exemple sau dovezi care sa sustina ceea ce au spus. Acest lucru va reduce probabilitatea de a ne atinge obiectivul setat.

Spre exemplu atunci cand incercam sa ne convingem echipa sa adopte o noua tehnologie putem spune “Aceasta tehnologie este mai buna fata de ceea ce folosim in acest moment.”. Cu alte cuvinte o simpla afirmatie. Sau o putem face SEXI spunand “Tehnologia pe care o propun va reduce timpul necesar pentru a rula teste si va creste claritatea rezultatelor. Am analizat cateva studii de caz si am discutat cu colegi care o folosesc si implementarea ei a redus timpul de rulare a testelor cu 25% si a dus la o crestere de 30% in corectitudinea rezultatelor.”

Exemple, studii de caz, cercetari sau rezultate sustin faptul ca ceea ce spunem este adevarat si arata impactul pozitiv, lucru care creste sansele ca propunerea sa fie acceptata.

Asa ca, in viitor, tine-ti minte aceste sfaturi si puneti-le in practica pentru a creste calitatea prezentarilor.

Alexandru Gheorghe
Soft skills trainer