Daca ar fi sa ii intrebam pe manageri din diverse industrii care sunt cele mai provocatoare activitati pentru ei, discutiile despre performanta cu membrii echipei lor s-ar afla aproape de fiecare data in top 5. De ce sunt aceste discutii atat de complicate? Nu putem pur si simplu sa ii spunem angajatului “Ai facut o treaba foarte buna dar stiu ca ai putea sa o faci si mai bine...?”

Realitatea ne arata ca aceste conversatii despre performanta au un impact major asupra angajamentului echipei tale, lucru care influenteaza la randul lui performanta businessului sau departamentului din care faci parte. Mai mult decat atat aceste discutii au un impact si asupra modului in care oamenii evalueaza nivelul de interes al managerului fata de dezvoltare lor si astfel contribuie la perceptiile pe care oamenii le au fata de echipa sau departament.

• Acorda atentie organizarii

O conversatie implica mai mult decat un simplu schimb de opinii. Atunci cand esti deschis fata de scopul unui dialog legat de performanta, acest lucru te ajuta sa ai tonul potrivit si le permite membrilor echipei tale sa se gandeasca la rolul lor si modul in care sprijina echipa pe termen lung. Astfel oamenii sunt mai pregatiti si dornici sa participe la o conversatie de calitate cu managerul lor in loc sa aiba senzatia ca pur si simplu trebuie sa asculte ce li se spune despre performanta lor.

Un alt factor important legat de organizare are legatura cu “cantitatea” sau mai exact cat de des ar trebui facuta aceasta activitate. Chiar daca acest lucru ramane la latitudinea managerului (fara a lua in considerare procedurile organizationale orientate pe evaluarea angajatului) este de dorit sa ai mai mult de o intalnire per ciclu de performanta. Astfel ca, in funtie de caracteristicile proiectului pe care il coordonezi, o data la 3 luni este in regula.

• Discuta despre impact

O conversatie de calitate se orienteaza mai mult pe “De ce”” in loc de “Cum?”. Nu toata lumea are vizibilitatea sau experienta necesara pentru a intelege ca au un impact asupra organizatiei, asa ca nu presupune ca ei stiu acest lucru. Explica-le modul in care munca lor influenteaza proiectul si organizatia. Fa discutia usor de inteles, concentreaza-te pe sarcinile cu impact ridicat si verifica daca partenerul tau de conversatie a inteles ce ai vrut sa transmiti.

Faptul ca avem un impact asupra a ceva care depaseste spatiul in care noi activam este un factor motivational dovedit, asa ca nu e bine sa lasi aceasta oportunitate sa treaca. Este si un exercitiu bun pentru tine ca manager si anume sa te gandesti la impactul pe care tu il ai in organizatie.

• Obtine feedback de la cealalta persoana

Chiar inainte de a-l oferi pe al tau. De ce? Deoarece s-ar putea sa gasesti abordari la care nu te asteptai sau idei bune si de asemenea poti verifica daca aveti acelasi nivel de intelegere cu privire la nivelul de performanta. Acest exercitiu iti va oferi si oportunitatea de a asculta in mod activ si de a-ti personaliza discursul si argumentele tale pe baza nevoilor celeilalte persoane in locul unei abordari impersonale si formale.

• Aloca spatiu pentru puncte cheie si ingrijorari

Comportamentele care sunt valoroase pentru companie si echipa ar trebui sa fie abordate primele. Asta pentru ca in viata reala oamenii sunt motivati de lucrurile pentru care sunt apreciati. S-ar putea sa nu fie usor la inceput, deoarece avem o tendinta naturala de scoate in evidenta ce nu merge si de a lua lucrurile bune care se intampla ca fiind ceva natural.

Bineinteles ca acest lucru nu inseamna ca ar trebui sa iti ascunzi ingrijorarile legate de anumite comportamente sau nivelul de performanta. Din contra, atingerea unui echilibru intre punctele forte si ariile care ar trebui imbunatatite face conversatia mai productiva deoarece oamenii vor fi mai putini defensivi si mai orientati spre a-si imbunatatii performanta.

• Incheiati cu un plan

Discutiile despre performanta sunt mai mult decat niste simple conversatii. Scopul lor este sa dezvolte oamenii si implicit businessul.

Conversatii bazate pe actiune trebui sa includa aspecte precum adresarea viitoarelor comportamente, tipurile de sprijin de care angajatul are nevoie sau stabilirea unui plan pentru adaugarea de noi sarcini. Atunci cand ai un acord cu privire la actiunile care urmeaza, te concentrezi pe viitor si nu pe trecut, permitandu-le astfel celor din echipa ta sa se concentreze pe propria dezvoltare.

Dan Bruma
Soft skills and Project Management Specialist