De multe ori ma ocup de diverse prezentari, atat in calitate de consultant care ii ajuta pe ceilalti sa se pregateasca, cat si ca participant. Si am ajuns la concluzia ca abilitatea de a pregati si de a face prezentari nu depinde de pozitia ta in companie, indiferent daca esti un manager sau un angajat, un analist care lucreaza cu clientul sau cu echipa care conduce. Toti au mai mult sau mai putin aceleasi provocari. Chiar si cei care, in calitatea lor oficiala, trebuie sa fie capabili sa pregateasca si sa ofere prezentari, cad in aceasta capcana. Astazi as dori sa ma axez in cea mai mare parte pe procesul de pregatire a unei prezentari, in special asupra celor sapte reguli de baza pe care multi oameni le incalca atunci cand fac acest lucru. De asemenea, voi incerca sa dau sfaturi scurte despre cum se poate evita acest lucru. Asadar, hai sa incepem.

1. Scopul prezentarii nu este definit

De unde incepem orice lucrare? Nu, nu de la un plan! Ce se intampla inainte? Un scop. O prezentare incepe de la un obiectiv pe care l-ai stabilit pentru tine. In general, stabilirea obiectivelor este o tema separata si destul de interesanta, despre care au fost scrise o multime de carti si se pot spune multe lucruri. Aici ma concentrez asupra unui singur aspect al stabilirii obiectivelor care va va ajuta in pregatirea unei prezentari de succes. Inainte de a incepe pregatirea, ganditi-va de ce trebuie sa faceti prezentarea si ce doriti sa transmiteti publicului. Pentru a “vinde” ceva, implicati publicul sau il convingeti sa faca ceva? Daca doriti sa “vindeti” ceva, atunci ce avantaje de diferentiere le veti arata publicului (am dat in mod deliberat citate, caci prin vanzare vreau sa spun procesul de transmitere a punctelor tari si slabe ale subiectului prezentarii voastre)? Daca doriti sa implicati publicul, atunci care este punctul cheie al ofertei dvs.? Daca vreti sa-i convingeti sa faca ceva, ce vreti sa faca?

In mod ideal, ar trebui sa existe un singur scop. Dar, in general, puteti urmari mai multe obiective. Principalul lucru este ca toate acestea sunt relevante. Gandirea si sistematizarea obiectivelor va vor ajuta sa raspundeti la aceste intrebari suplimentare. In primul rand, trebuie sa definiti obiectivul dumneavoastra cheie si sa incercati alte obiective cu intrebari cum ar fi “Cum poate acest scop sa ma ajute sa ating obiectivul cheie?”, “Cum pot atinge obiectivul cheie fara a indeplini cateva sub-obiective suplimentare?” Obiectivele care nu sunt relevante ar trebui respinse fara mila. Citind recomandarile mele, puteti obiecta ca amestec notiunile de obiective si de puncte ale prezentarii. Da si nu. In teoria legata de colectarea cerintelor exista o notiune numita “Dilema Ce versus Cum”. Inseamna ca cerintele declarate de client ne spun intotdeauna ce doreste sa obtina si este responsabilitatea noastra sa raspundem CUM vom implementa. Cu alte cuvinte, obiectivele definite in mod corespunzator raspund la intrebarea “La ce vreau sa ajung?” Si structura de prezentare va fi raspunsul la intrebarea “Cum?” Sau “In ce mod trebuie sa fac asta?”.

2. Perceptia gresita a prezentarii ca document PPT

Tineti minte ca orice prezentare nu este atat de mult un document PPT cat un proces de comunicare a anumitor informatii. Un document PPT este doar un instrument auxiliar care va poate ajuta sa comunicati informatiile mai eficient. Si daca oferiti o prezentare fata in fata, este posibil ca documentul PPT sa nu fie cel potrivit pentru utilizare. Ar putea fi o tabla alba si/sau fise. Totul depinde de instrumentul care este cel mai eficient la un moment dat.

Destul de des, angajatii nu inteleg corect cuvintele managerului, “Este necesar sa se faca o prezentare a ofertei noastre” (sau, poate, managerii folosesc in mod intentionat termeni incorecti) si sa inceapa sa pregateasca un document PPT ca o baza pentru prezentare - poate fi citit, distribuit sau demonstrat. Exista vreo diferenta? Exista si este una mare. Cand incepem imediat sa ne limitam gandirea la un document PPT, nu putem vedea celelalte posibilitati disponibile pentru a furniza informatii. Si avem tendinta sa ne concentram mai degraba pe elementul de informatie decat pe elementul de prezentare. Uitam ca o prezentare este un fel de “spectacol”, daca doriti, unde va vindeti bunurile, gandurile, ideea ... In caz contrar, de ce sa nu scrieti o carte sau un articol si sa le dati publicului tinta?

3. Nu exista o structura a prezentarii

De unde incep oamenii, de obicei, cand pregatesc o prezentare? Oricat de ciudat ar parea, ei incep de multe ori de la redactarea slideurilor in PPT (ca urmare a punctului anterior). Astfel, fara a vedea intreaga imagine, se limiteaza la o singura unealta si intra in detalii. Dar ar trebui sa incepem de la o foaie de hartie goala. Am pus un accent atat de mare pe utilizarea unei foi de hartie pentru ca va ofera claritate si vizibilitate asupra intregii structuri pe o singura pagina. Toate informatiile disponibile trebuie sa fie reflectate, dar sub forma comprimata. In timp ce redactati structura, acordati atentie secventei declaratiilor – nu uitati de legea compozitiei si distribuiti informatiile in conformitate cu aceasta. Cand este aplicata prezentarilor, aceasta lege sustine urmatoarea logica atunci cand prezinta informatii: introducere, partea principala, punctul culminant si concluzia. Ar trebui sa incepeti sa spuneti problema, de ce discutati despre ea (ceea ce veti spune, de ce, etc.). Apoi intrati in detaliile rezolvarii problemelor, tensiunea emotionala crescand pana la punctul culminant. Punctul culminant si concluzia ar trebui sa ofere un apel la actiune si detalii despre cum sa actionam. Daca nu stiti cum sa puneti toate punctele in structura, scrieti-le in orice ordine vreti si sortati-le mai tarziu.

Si inca un sfat despre cum sa obtineti o structura inteligibila. Am mentionat deja obiectivele si “Dilema Ce versus Cum”. Acum ca avem obiectivele definite, trebuie sa raspundem la intrebarea “Cum sa atingem aceste obiective?” in mod similar, folosim obiectivele pentru a verifica structura de prezentare daca nu exista nimic neacoperit de obiective.

In a doua parte a articolului vom continua cu celelalte 4 principii ale unei prezentari.

Vadim Kachurovsky