Management la distanta. Incredere

In ultimul nostru articol, am discutat despre anumite provocari care pot aparea atunci cand coordonam o echipa distribuite. Daca va uitati mai atent la astfel de situatii si incercati sa le gasiti un punct comun, veti observa ca toate se bazeaza pe doua aspecte principale.

Oct 16, 2018 1889
In ultimul nostru articol, am discutat despre anumite provocari care pot aparea atunci cand coordonam o echipa distribuite. Daca va uitati mai atent la astfel de situatii si incercati sa le gasiti un punct comun, veti observa ca toate se bazeaza pe doua aspecte principale:

  • Incredere Ц Ce puteti face pentru ca oamenii sa va urmeze si sa lucreze la intregul lor potential? Ca manageri cum puteti sa ii faceti pe ceilalti sa aiba incredere in voi?
  • Reguli Ц Pornind de la punctul anterior. Oamenii v-au crezut si voi i-ati crezut pe ei, dar cum ii puteti face sa inteleaga ce ar trebui sa faca si cum ar trebui sa faca?

Cu toate ca voi analiza aceste doua aspecte separat, ele sunt foarte apropiate, iar separarea lor este oarecum dificila. Apropo de incredere, as vrea sa discut despre abilitatile Дde fineteФ pe care ar trebuie sa le aiba orice manager pentru a avea putere si autoritate in cadrul unei echipe distribuite. Iar legat de reguli, as vrea sa ma concentrez pe abilitatile de proces ale managerului.

Daca exista incredere, este mult mai usor sa motivati oamenii sa isi indeplineasca atributiile. Dar fara reguli, va veti abate constant de la drum, nu va veti indeplini asteptarile si, in final, toti isi vor pierde increderea in voi si in echipa. Pe de alta parte, daca exista reguli, dar nu exista incredere, mecanismul va functiona doar datorita vointei voastre, a motivatiei externe continue si a controlului celor din echipa.

Management la distanta. Incredere.jpg


Incredere

Exista un termen denumit Уnivel de incredereФ. Atunci cand incepeti sa construiti o echipa sau sa va alaturati unei echipe, veti avea un anumit nivel de incredere din partea echipei. Acesta poate fi ridicat sau scazut. Si poate fi determinat de mai multi factori: pozitia voastra, experienta membrilor echipei (daca exista) in ceea ce priveste lucrul alaturi de voi in proiecte anterioare, carisma voastra, etc. Este un fel de prima impresie. In mod similar, aveti un nivel initial de incredere fata de echipa. Voi incerca sa va fac niste recomandari despre cum puteti spori nivelul de incredere pe care vi-l acorda echipa in calitate de manageri.

1. Daca aveti ocazia, vizitati membrii echipei la locatia acestora

Nimic nu poate creste mai mult loialitatea decat o vizita personala. Aceasta ar fi utila atat in fazele initiale ale construirii echipei, cat si in momentul in care vi se atribuie un proiect in curs. Comunicarea face-to-face in probleme de afaceri (intr-un mod constructiv) si pe orice alte teme ajuta la indepartarea barierelor care sunt destul de comune in etapele initiale ale managementului echipei.

2. Conducerea unor sedinte cheie prin conferinte video:

  • Sedinte legate de status

Discutarea statusului unui proiect cu oamenii, privindu-i in ochi, facandu-i sa se simta parte din intreaga echipa este mult mai utila decat citirea raportului pe telefon, fara a te uita la cineva. Din experienta mea, pe durata sedintelor pentru aflarea statusului unui proiect, tinute telefonic, oamenii raman implicati in procesul de comunicare doar atunci cand discuta despre propriul status sau atunci cand exista anumiti factori declansatori, cum ar fi numele unei persoane sau alte cuvinte cheie cu privire la sarcinile acesteia. Altfel, ei fac altceva.

Astfel, ca o extensie a conferintelor video privind status-ul proiectelor, adunati oamenii dintr-o singura locatie intr-o sala de sedinte. Acest lucru ii va ajuta sa fie prezenti, in loc sa isi indeplineasca sarcinile dupa ce au raportat status-ul.

  • Evaluari de performanta

Imi amintesc experienta mea de lucru cu o echipa distribuita, alcatuita din oameni din diverse tari. La inceput, am efectuat cateva evaluari exclusiv telefonic. A fost foarte obositor si ineficient. Uneori, era dificil pentru mine sa inteleg ce spuneau, si ma bazam, de fapt, pe liderul echipei care putea sa ii inteleaga mult mai bine pe membrii echipei datorita experientei sale indelungate de gestionare a acesteia.

Cu toate acestea, au existat unele esecuri in acest tip de comunicare, pe care de cele mai multe ori le-am lasat sa treaca din cauza capacitatii mele de intelegere banale. Angajatii erau putin speriati de noul manager. Frica de a fi inteles gresit ducea adesea la citirea cu voce tare a autoevaluarii lor, urmata de o lectura tacuta si de fraza finala, УOK, altceva?Ф Dupa aceea, am schimbat radical abordarea, concentrandu-ne pe conferinte video, iar angajatii erau mult mai entuziasmati sa se implice in procesul de evaluare. Au inceput sa faca sugestii despre cum putem imbunatati procesele de proiect, si ne-am putut exprima dorintele in ce priveste dezvoltarea lor viitoare si zonele care pot fi imbunatatite.

Cred ca sunteti de acord ca este mai confortabil si mai usor sa vezi persoana respectiva si sa ii intelegi reactia la cuvintele tale, nu doar ascultandu-l, ci privindu-l direct in ochi.

  • Sesiuni de feedback 

Acestea includ feedback, transferul problemei catre nivelul ierarhic superior si solutionarea conflictelor. Abordarea in acest caz ar trebui sa fie aceeasi ca si in cazul evaluarilor de performanta.

  • Intalniri de planificare 

Acestea pot fi intalniri de planificare strategica cu partenerii implicati in proiect sau intalniri de planificare cu intreaga echipa. Acestea sunt in mod special importante in faza initiala, cand se formeaza echipa, pentru a observa mediul de lucru, modul in care comunica oamenii intre ei, cine este liderul informal, etc. Acest lucru va va ajuta sa intelegeti punctele forte si provocarile echipei. Iar in cazul construirii unei echipe noi, acest lucru va ajuta la diminuarea duratei fazei de УStormingФ.

Acestea sunt cele mai importante tipuri de intalniri pe care va recomand sa le organizati folosind instrumente de conferinta video.

3. Alocati mai mult timp pentru a comunica.

Voi discuta aceasta problema separat deoarece vreau sa abordez comunicarea din punct de vedere al eficientei si planificarii. Cu alte cuvinte, este necesar nu numai sa precizam ca veti avea nevoie de mult timp, dar sa incercam sa utilizam acest timp suplimentar in mod eficient. Trebuie sa tinem minte ca daca discutam un anumit subiect in scris, pierdem mult timp si nu este la fel de eficient ca atunci cand purtam o discutie verbala. Pe de alta parte, in cazul comunicarii verbale, exista un risc ridicat de pierdere a informatiilor Ц puteti sa uitati ceva, sa nu transmiteti sau sa nu va amintiti ceva... Astfel, puteti gasi un echilibru intre ce discutati verbal (si inregistrati apoi in scris) si ce discutati direct in scris.

In faza de construire a echipei, aveti nevoie de mai multa comunicare personala, atat in cadrul echipei, cat si cu managerul, cu scopul de a construi relatii solide si de incredere. In faza initiala, managerul tinde sa petreaca mai mult timp comunicand cu clientul si incercand sa recruteze membrii in cadrul echipei. Ulterior, acesta pierde controlul asupra partii deja formate a echipei. In gestionarea unei echipe distribuite, aceasta poate fi o greseala critica care poate duce la pierderea increderii echipei.

De ce? Atunci cand membrii echipei simt ca managerul comunica prea putin cu ei, acestia presupun doua lucruri: Fie cred ca managerul are foarte mare incredere in ei, fie cred ca nimeni nu este interesat (nu are nevoie) de ce fac ei. Dupa ceva timp, managerul constata ca procesul care se aplica in cadrul echipei nu este suficient de eficient si incepe sa intervina activ in activitatile membrilor echipei deja relaxati. Ca atare, cei care credeau ca managerul are incredere in ei, incep sa simta pierderea acestei increderi, УDe ce nu a spus nimic inainte, iar acum ne critica?Ф Cei care au crezut ca faceau ceva neinteresant si-au pierdut deja orice interes in munca lor si fie au intrat intr-o rutina si fac cat mai putin posibil, fie sunt gata sa renunte la proiect sub presiunea interventiei managerului in proces.

Sa aloci mai mult timp mijloacelor de comunicare inseamna sa stabilesti urmatorul principiu: Atunci cand iti dai seama ca o problema se poate rezolva vorbind cu persoana implicata, fa acest lucru fara intarziere si fara mesaje scrise. Acest principiu ar trebui sa fie transmis intregii echipe, astfel, nu doar tu vei urma acest principiu, ci intreaga echipa.

Un alt lucru pe care il pot recomanda pentru a face comunicarile mai eficiente este sa incurajati oamenii sa faca schimb de informatii. Acest lucru se refera nu doar la echipele distribuite, dar si la echipele dintr-o singura locatie.

4. Amintiti-va, munca facuta (cantitatea, calitatea si asteptarile) este mai importanta decat timpul alocat acesteia.

Managerii care muncesc mult (aloca mult timp activitatilor pe care le au de indeplinit) incep sa se uite la ceilalti gandind ca Уangajatul trebuie sa munceasca tot timpul cat este la birouФ si Уdaca nu muncesti, pierzi timpul la birou si trebuie sa primesti mai multe sarcini.Ф Atunci cand managerul nu poate vedea angajatii, dorinta lui de a-i incarca cu si mai multe sarcini devine si mai puternica deoarece ii este imposibil sa inteleaga ce fac in acel moment. Daca simtiti asta, ar trebui sa schimbati cu siguranta un astfel de model de comportament. Inca o data spun ca ceea ce conteaza este munca prestata, nu timpul alocat acesteia.

Daca iti place acest articol, distribuie-l si prietenilor tai!




Mai ai intrebari?
Contacteaza-ne.
Thank you.
Your request has been received.