'Y'

Intrebarea unul dintre cele mai utile instrumente pentru manageri (Partea a 2-a)

Sa continuam discutia despre cum poate un manager sa foloseasca cu succes intrebarile pentru a-si imbunatatii modul de conducere.

Mar 6, 2019 854
Sa continuam discutia despre cum poate un manager sa foloseasca cu succes intrebarile pentru a-si imbunatatii modul de conducere. Verificarea finala a sarcinii Scopul acestui pas este sa verifice rezultatul indepliniri sarcinii si sa faca un rezumat al lectiilor invatate.

  1. Ce ai realizat?
  2. Ce fel de dificultati ai avut? Cum ai reusit sa treci peste aceste dificultati?
  3. Care sunt aspectele pozitive de care iti amintesti?
  4. Care sunt aspectele negative de care iti amintesti?
  5. Cine te-a ajutat? (E o intrebare ambigua si trebuie adresata de proba.)
  6. Ce ai face diferit acum?

Nu folosesc niciodata intrebari generale precum Totul e in regula? sau Ai avut probleme?. Adresez intrebari specifice: Cum a fost?, Te rog, descrie. . Ar trebui sa tii minte ca verificarea sarcinii nu inseamna doar sa faci un rezumat si sa obtii rezultatele. Inseamna si stabilirea actiunilor corective pentru viitor - cum va aborda angajatul sarcini similare in viitor.

Scenarii

Pentru a completa imaginea, vreau sa iti dau o schema simpla care te va ajuta sa construiesti un lant de intrebari pentru stabilirea unei sarcini folosind abordarile descrise mai sus.

1. Sincronizarea obiectivului

Folosind intrebarile la acest pas, te sincronizezi cu angajatul in ceea ce priveste modul in care intelegeti sarcina. Toate fiintele umane sunt diferite, cum spun psihologii. Si in mod cert simti aceasta diferenta cand devii manager. Ai repetat totul si ai descris fiecare pas in detaliu, dar angajatul o face intr-un mod diferit. Sau rezultatul pe care il obtii nu e cel asteptat. Ar trebui sa folosesti acest pas cand stabilesti fiecare sarcina. Cu exceptia celor simple (de ex. Strangeti un surub cu un cuplu de 50 Nm). Nu vorbesc despre angajatii problematici care nu sunt capabili sa indeplineasca o astfel de sarcina. Daca se ajunge la asta, trebuie sa va ganditi la construirea echipei si poate sa schimbati procesul.

2. Pasi pentru rezolvarea sarcinii

Iata cum il faceti pe angajat sa se gandeasca la modul in care isi indeplineste sarcina. De unde vei incepe sa rezolvi sarcina? sau Cum vezi rezolvarea sarcinii?. Acestea pot fi primele intrebari cu care dai un impuls angajatului sa se gandeasca la pasii pentru rezolvarea sarcinii. Daca este greu pentru el/ea sa raspunda imediat, poti da un impuls angajatului catre rezolvarea sarcinii prin analogie, adresand intrebari ca: Ce sarcina similara ai indeplinit deja?, Care erau conditiile sarcinii? Scopul tau este sa intelegi daca angajatul are un plan de rezolvare a sarcinii. Unele puncte pot fi corectate mai tarziu, insa nu prea mult, mai ales daca scopul a fost sincronizat corect.

Intrebarea  unul dintre cele mai utile instrumente pentru manageri.png


3. Analiza resurselor disponibile pentru rezolvarea sarcinilor

Aici il incurajezi pe angajat sa caute resursele disponibile pentru rezolvarea sarcinii si observi daca isi da seama ca nu este singur si sunt si alte persoane care pot ajuta la rezolvarea sarcinii. Ma refer nu doar la cei din echipa, ci si la expertii care pot fi antrenati si la voi ca manageri. La acest pas trebui sa pui intrebari ca: Ce cunostinte iti lipsesc pentru a indeplini aceasta sarcina?, Ce ai la dispozitie pentru a rezolva sarcina? / Ce iti lipseste pentru a rezolva sarcina?, Cine te poate ajuta in cazul in care ai dificultati?, Cine ar trebuie sa fie implicat acum ca sa incepi procesul?

4. Estimarea duratei si etapelor necesare pentru rezolvarea sarcinii

Acest pas este necesar pentru a sincroniza termenele limita si a-l face pe angajat responsabil de ele. Daca folosesti o abordare de sus in jos pentru a stabili termene limita, angajatul poate estima si considera incorect si in acest caz responsabilitatea nu este distribuita ci ramane doar in sarcina managerului. Deci ce poti face sa-l responsabilizezi pe angajat? Adreseaza-i urmatoarele intrebari: Crezi ca poti sa respecti termenul limita? sau Pana cand crezi ca poti termina?. In cele mai multe cazuri, cand stabilesti sarcina astfel, angajatul va vedea ca esti interesat de experienta si parerea sa. Cu alte cuvinte, daca angajatul este de acord cu termenul limita pe care tu il propui sau propune un alt termen, isi asuma responsabilitatea fata de acesta. Principalul lucru in acest caz nu este sa pedepsesti angajatul pentru termenul limita propus. Altfel, asistam la urmatoarea situatie

Managerul: Cat timp va dura?
Angajatul: Am nevoie de 2 saptamani.
Managerul: De fapt, termenul este peste o saptamana. Trebuie sa te descurci in acest timp. Mergi si incepe treaba, nu pierde vremea.

Nu merge asa. Va ucide orice initiativa in echipa. Daca stii deja data finala cand schimbarea trebuie facuta, trebuie sa pui urmatoarele intrebari: Clientul se asteapta ca noi sa implementam schimbarea pana la o anumita data. Cat de realist este? Ce vei reusi sa faci pana atunci? Ce putem face ca sa nu intarziem? . Si aminteste-ti iarasi ca intrebarile de tip de ce ar trebui adresate cand ai suficiente informatii pentru analiza. Ajuta de asemenea sa planifici si sa stabilesti tinte cu intrebari precum: Cat de curand putem avea o versiune intermediara? sau Cand crezi ca poti prezenta un draft?

5. Dezvoltarea unui plan B

 Ce vei face daca nu vei putea sa rezolvi sarcina asa?, Ce alte moduri de a rezolva sarcina vezi?, Daca aceasta abordare nu functioneaza, cui vei cere ajutorul/sfatul? . Trebui sa va pui aceste intrebari si altele similare pentru a intelege ce va face angajatul in cazul unor circumstante neprevazute. Raspunzand la aceste intrebari, angajatul incepe sa simta ca si daca ceva merge prost, va fi capabil sa faca ceva sa rezolve problema. Fie ca vrea sau nu, creierul angajatului incep sa lucreze in acea directie si daca planul A esueaza, probabil ca va aparea o solutie alternativa. Cu alte cuvinte, planul B va ajuta angajatul sa fie mai increzator in rezolvarea sarcinii.

Privind toti acesti pasi, poate ca ai observat ca idea este similara cu cea a delegarii: asigura-te ca intelegi corect rezultatul asteptat, apoi asigura-te ca angajatul este capabil sa rezolve sarcina, apoi stabileste sarcina si etapele (de controlat in proces).

Dupa cum am spus deja, la primul stadiu e mai dificil sa arunci intrebari din zbor. Asa ca sfatul meu este sa pregatesti din timp intrebarile si optiunile pentru conversatie.

Exerseaza, incearca si evolueaza.

Succes!

Vadim Kachurovsky 

Daca iti place acest articol, distribuie-l si prietenilor tai!




Mai ai intrebari?
Contacteaza-ne.
Thank you.
Your request has been received.