Cum abordam initiativele de schimbare in echipele din IT&C

Orice persoana care lucreaza in IT&C sau cunoaste acest domeniu stie ca este unul dinamic, plin de provocari si schimbari de situatie. Acest lucru inseamna si ca orice companie care vrea sa reuseasca trebuie sa se asigure ca fiecare angajat este capabil sa se adapteze foarte rapid la schimbari. Pe de alta parte trebuie sa luam in considerare si faptul ca unul din efectele cu potential negativ este ca, avand atat de multe schimbari de gestionat, poti sa pierzi din vedere foarte usor planurile si obiectivele tale, ale proiectului sau ale intregii organizatii.

Ca manager exista riscul sa ajungi intr-o situatie unde poti aborda gresit procesul prin care propui o schimbare sau te adaptezi la o schimbare.

Care sunt riscurile?

Uneori managerii decid sa pastreze o distanta intre echipa lor si initiativele de schimbare – si implicit orice provocari care pot aparea de pe urma acestor initiative. Exista nenumarate motive pentru care managerii se decid sa faca acest lucru – lipsa de informatii, informatii negative sau faptul ca managerii vor ca echipele lor sa fie protejate si orientate pe ce au de facut. Insa rezultatele acestui comportament protectiv v-ar putea surprinde.

In locul unui climat bazat pe incredere si orientat spre performanta, oamenii se vor simti mai degraba nesiguri ( se va genera o stare de incertitudine influentata de lipsa informatiilor). Atunci cand oamenii nu sunt informati, presupunerile si zvonurile vor fi majoritare in procesul de comunicare. Nu toti angajatii isi vor intreba in mod proactiv managerul despre ce se intampla si foarte multi isi vor face un plan de back-up in caz ca lucrurile nu merg bine. Si ghici cine va fi surprins de aceasta decizie? Acest comportament protectiv orienteaza oamenii pe a obtine informatii si mai putin pe efectuarea sarcinilor zilnice.

Al doilea risc legat de schimbare este sa credem ca oamenii vor accepta schimbarea indiferent de situatie si ca toata lumea se va adapta. Lipsa de sprijin si implicare din partea angajatilor este unul din motivele principale pentru care procesele de schimbare esueaza.

Inexistenta unui plan si a unui set de raspunsuri pentru intrebarile care ar putea aparea, ca sa nu mai vorbim de lipsa de sprijin pentru initiativa de schimbare nu face altceva decat sa ofere sperante nerealiste legat de modul in care va arata viitorul. Lipsa de competenta in ceea ce priveste modul in care se trece de la situatia curenta la o noua situatie va declansa un nivel de incredere scazut.

Ce putem face?

Exista cateva reguli generale pe care le poti utiliza daca vrei sa cresti sansele ca o initiativa de schimbare sa aiba succes:

• Claritate

Chiar daca vrei sa ai mai multe informatii din partea top managementului, rareori le vei primi pe toate – si chiar daca le primesti s-ar putea sa fie prea tarziu. Astfel ca primul lucru pe care trebuie sa il faci este sa obtii toate informatiile pe care le poti obtine si sa le impartasesti cu echipa ta. Important este ca tu sa fi persoana care initiaza discutia. Spune ce se va intampla si ce informatii ai disponibile in acel moment. Daca sunt in continuare semne de intrebare, spune acest lucru si recunoaste ca sunt anumite detalii pe care nu le cunosti.

• Motiv
  

Explica de fiecare data motivul pentru care este nevoie de o anumita schimbare. De cele mai multe ori are legatura cu viziunea sau strategia companiei asa ca trebuie sa te pregatesti ca sa explici cum se leaga initiativa de schimbare de planurile companiei. Studiile legate de motivatie arata ca oamenii vor sa faca parte din ceva care merge dincolo de munca pe care o fac zi de zi, astfel ca este important sa le oferi un context pentru a-i face parte din procesul de schimbare. Tine minte faptul ca acceptarea nu se traduce in entuziasm fata de schimbare – pur si simplu oamenii sunt de acord cu motivul pentru care schimbarea este facuta.

• Ce nu se schimba
  

Sunt foarte putine cazurile unde o schimbare implica sa renuntam complet la ce am facut pana atunci. Spune-le oamenilor ce nu se va schimba. Astfel oferi directie si stabilitate.

• Ce se va opri
  

Inertia este ceva inerent comportamentului uman in perioadele de schimbare. De aceea este important sa te asiguri ca exprimi cat mai clar comportamentele si actiunile care nu mai sunt necesare. Acest lucru este valabil indiferent ca vorbim despre un sistem, un proces sau o procedura – asigura-te ca esti clar si ca oferi o alternativa.

• Call to action
  

In cele din urma o schimbare functioneaza daca oamenii o sprijina. Acest lucru inseamna ca un manager trebuie sa isi incurajeze echipa sa se adapteze la noua situatie prin comportamentul pe care il are. Trebuie sa oferi feedback constant atat pentru a aprecia adaptarea la schimbare cat si pentru a corecta comportamentele care pot avea un impact negativ.

Dan Bruma
Specialist in Project Management, Soft Skills